4.17/5 (6)

Etkili toplantı yönetimi, günlük iş hayatımızın çoğunu oluşturan toplantılar için hayati önem taşımaktadır. Günümüzde bir çok kişi toplantı yapmaktan “gerçek iş” yapamaz hale geliyor. Aslında yapılan toplantılar “gerçek iş”in bir parçası olmalıdır. Eğer değilse, mutlaka bir şeyler hatalı yapılıyor demektir. Hem zamandan, hem de paradan tasarruf etmek için toplantılarınızı etkili bir şekilde yöntemelisiniz.

İşte size toplantılarınızı etkili hale getirmenizi sağlayacak ipuçları…

1. Gerçekten gerekiyorsa toplantı yapın!

Amacınıza ulaşmak için gerçekten bir toplantı gerekiyor mu? Belki de amacınıza çok daha kolay bir şekilde ulaşabilirsiniz! Bir kaç e-mail yazışması, bir telefon görüşmesi veya iş arkadaşınızın yanına gidip birlikte ufak bir çalışmayla amacınıza ulaşmak mümkün olabilir. Bu yüzden, bir toplantı planlamadan önce, gerçekten gerekli olup olmadığını iyi düşünün.

Toplantıdan beklediğiniz değere karşı, toplantının sizden alacağı zaman ve para hesabını iyi yapın. Belki de toplantı yapmanın bedeli, toplantıdan çıkacak değerden çok daha fazla olabilir. Böyle bir durumda toplantıyı hiç yapmamak aslında başlı başına bir artı olacaktır.

2. Sadece “gerçekten gerekli” kişileri davet edin.

Toplantıları planlarken herkesin bilgisi olsun veya ne kadar çok kişinin fikrini alırsak o kadar iyidir diye düşünmeyin!

Çoğu kişi 1 saatlik bir toplantının, 1 saat harcadığını düşünür. Aslında 1 saatlik bir toplantı; 1 saat x toplantıya katılan kişi sayısı kadar zaman harcar. 8 kişinin katıldığı 1 saatlik toplantı, toplamda 8 saat anlamına gelmektedir. Harcanan bu zamanı, saatlik ücretinizle çarparak, yanlış yönetilen bir toplantı maliyetinin ne kadar hızlı arttığını görebilirsiniz. Bu yüzden bir toplantı planlarken, toplantıya sadece “gerçekten gerekli” kişileri davet etmelisiniz.

3. Toplantının amacını açık bir şekilde belirleyin.

Toplantılar çoğunlukla; yeni fikirler üretmek, bilgi toplamak veya bir karar vermek için yapılır. Başarılı bir toplantının; net bir amacı ve gündemi olmalıdır. Şunu unutmayın; bir amacınız yoksa, toplantıya da gerek yoktur. Toplantıların mutlaka bir gündemi ve sonrasında elde edilmek istenen bir amacı olmalıdır. Bu yüzden toplantınızın amacını açıkça belirlemeli ve toplantı süresince bu amaçtan şaşmamalısınız.

4. Toplantıdan önce hazırlık yapın.

Toplantıdan önce; bilinmesi gereken bilgileri tüm katılımcılarla paylaşmalı, katılımcılardan istediğiniz bilgiler varsa, bunları da toplantı öncesinde hazırlamasını istemelisiniz.

Örneğin; yeni bir anlaşmayla ilgili karar vermek için yapılacak toplantı öncesinde, o anlaşmayla ilgili tüm detaylar katılımcılarla paylaşılmalıdır. Böylece katılımcılar toplantıdan önce anlaşmayı değerlendirecekleri için karar vermek çok daha kolay olacaktır.

Toplantı öncesinde ihtiyaç duyulacak tüm bilgilerin hazır olması; toplantının hem çok daha verimli olmasını, hem de en ideal sürede tamamlanmasını sağlar.

5. Toplantı gündemi dışında bir şeyle ilgilenmeyin.

Toplantı sırasında gelen bir SMS, cevap verilmesi gereken bir email veya internette yapılan bir gezinti çok fazla dikkat dağınıklığına sebep olmaktadır. Araştırmalar toplantılarda akıllı telefon veya bilgisayar kullananların her 10 dakikada bir dikkatinin dağıldığını göstermektedir. Etkili bir toplantı yapmak için bunun önüne geçmelisiniz. Toplantı süresince telefon kullanılmamalı, bilgisayarlar ise toplantı için gerekli olmadığı sürece kapalı tutulmalıdır.

6. Zamanında başlayın ve bitirin.

Geç başlayan veya geç biten toplantıların, hem sizin hem de diğer katılımcılarının tüm planını alt üst etmesine izin vermeyin!

Toplantılara mutlaka belirlediğiniz saatlerde başlayın ve bitirin. Bu kuralı uygulayabilmek için net saat belirtmek oldukça etkilidir. Örneğin saat 9:00 gibi genel bir saat belirlemek yerine, 8:55 gibi bir saat belirleyerek dakikaların ne kadar değerli olduğuna dikkat çekebilirsiniz. Bunu alışkanlık haline getirdiğinizde, herkesin saatlere çok daha uyumlu olmaya başladığını siz de farkedeceksiniz.

7. Toplantıları mümkün olduğunca kısa tutun.

Toplantı için ideal uzunluk yoktur; süresi amaca bağlıdır. Ancak 30 dakikayı geçmeyen toplantılar en ideal olanıdır. Eğer çok büyük bir anlaşmanın detaylarını konuşuyor veya yıllık bütçe çalışması gibi uzun vadeli kararlar için toplantılar yapıyorsanız, o zaman daha uzun süreler planlayabilirsiniz.

Ancak her toplantının bir zaman sınırı olmalıdır! Bir türlü sonlanmayan toplantılarla vakit kaybetmek yerine; toplantılarınızı zamanında bitirin ve sonuçlanmayan konular için farklı bir toplantı planlayın.

8. Toplantı özeti ve aksiyon planı çıkartın.

Toplantılarda alınan sonuçlar “gerçek iş”e dönüşmediği sürece hiç bir değeri yoktur. Alınan kararların “gerçek iş”e dönüşmesi için; toplantıda alınan kararları özetleyerek toplantıyı bitirin ve herkesin aynı fikirle ayrıldığından emin olun.

Toplantı özeti; detaylı bir toplantı raporu şeklinde hazırlanabilir, ancak çoğunlukla alınan kararların maddeler halinde listelendiği bir email olarak katılımcılara gönderilmesi yeterlidir. Toplantı özetinde; alınan kararların net ve açık bir şekilde yazılması, kimin hangi aksiyonları alacağı ve ne zamana kadar tamamlanması gerektiği gibi bilgiler yer almalıdır.

Şunu unutmayın; etkili toplantı yönetimi için, yapılan toplantılar mutlaka “gerçek iş”in bir parçası olmalıdır.

Yazıyı beğendiniz mi?